Am Monatsanfang haben Buchhalter neben den normalen Aufgaben häufig auch die Spesenabrechnung der Mitarbeiter auf der Agenda. Eine gute Vorbereitung erleichtert der Buchhaltung dabei wesentlich ihre Arbeit:

Die Abrechnungsdaten können von den Mitarbeitern unterwegs und offline direkt in die NAV-Datenbank erfasst werden. Die so gewonnenen Informationen stehen damit sofort für Fakturierungsläufe zur Verfügung. Auswertungslisten können ebenfalls direkt verarbeitet werden.

Die IT IS Reisekosten-Lösung erlaubt jedem Mitarbeiter sofort, auch von unterwegs aus, oder bequem am Schreibtisch zum Monatsende die Erfassung seiner Belege. Als Hilfengebung während der Erfassung tauchen Eckwerte, wie zum Beispiel eine gültige Kilometerpauschale nach den gängigen gesetzlichen Regelungen im System auf. Der sich daraus zu erstattende Betrag wird nach Eingabe der gefahrenen Kilometer automatisch errechnet.

Details of the claim for travel expenses are prepared by the traveler. For the journey these are entered and the employee can pin on the pieces of evidence to the proof of the respective expense at once. Those could be digital photos or scanned copies uploaded onto the portal and connected with the entered journey.

The respective traveler already gets an overview of his travelling expenses and his pieces of evidence when filling in his report. The traveler can transmit the claim for the examination and release if his journeys for the period under review - normally the current month is already over. Otherwise the process remains open and further journeys still can be entered for the current time period. All journeys are then sent collectedly for the check.

Autorisierte Mitarbeiter kontrollieren und genehmigen die Kostenaufstellung und ändern diese gegebenenfalls. Für die Buchhaltung können sämtliche Reisekostenabrechnungen aller Mitarbeiter in einer Liste dargestellt und Details betrachtet werden.

Only according to an approval the costs are passed on. If the travelling expenses are, however, declined, the traveler must carry out changes and send the invoice to the inspector once more. At release a creditor invoice is then prepared in NAV. This can be directly used to compensate the traveler for the expenses he had made for the company.