Am Monatsanfang haben Buchhalter neben den normalen Aufgaben häufig auch die Spesenabrechnung der Mitarbeiter auf der Agenda. Eine gute Vorbereitung erleichtert der Buchhaltung dabei wesentlich ihre Arbeit:

Die Abrechnungsdaten können von den Mitarbeitern unterwegs und offline direkt in die NAV-Datenbank erfasst werden. Die so gewonnenen Informationen stehen damit sofort für Fakturierungsläufe zur Verfügung. Auswertungslisten können ebenfalls direkt verarbeitet werden.

Die IT IS Reisekosten-Lösung erlaubt jedem Mitarbeiter sofort, auch von unterwegs aus, oder bequem am Schreibtisch zum Monatsende die Erfassung seiner Belege. Als Hilfengebung während der Erfassung tauchen Eckwerte, wie zum Beispiel eine gültige Kilometerpauschale nach den gängigen gesetzlichen Regelungen im System auf. Der sich daraus zu erstattende Betrag wird nach Eingabe der gefahrenen Kilometer automatisch errechnet.

Die Reisekostenabrechnung kann somit vom Reisenden weitgehend selbst erstellt werden, die Original-Belege können eingescannt, auf das Portal geladen und mit der eingegebenen Reise verknüpft werden.

Der jeweilige Reisende bekommt bereits beim Ausfüllen eine Übersicht seiner verauslagten Kosten. Hat der Mitarbeiter die Erfassung beendet, kann die Abrechnung zur Prüfung und Freigabe weiter übermittelt werden. Ansonsten bleibt der Vorgang offen und es können für den aktuellen Zeitraum noch weitere Reisen eingegeben werden.

Autorisierte Mitarbeiter kontrollieren und genehmigen die Kostenaufstellung und ändern diese gegebenenfalls. Für die Buchhaltung können sämtliche Reisekostenabrechnungen aller Mitarbeiter in einer Liste dargestellt und Details betrachtet werden.

Erst nach der Genehmigung werden die Kosten erstattet. Bei Freigabe der Abrechnung wird in NAV eine kreditorische Rechnung erstellt.