Der Service-Bereich ist eine ausgeklügelte Lösung für die Verwaltung und Bearbeitung der Service Aufträge. Die IT IS Service-Lösung ist in zwei Rollen aufgeteilt: Die erste stellt das Verwalten der Service-Techniker und deren Zuteilung zu eingehenden Aufträgen dar. Als Zweites erhalten die Service-Techniker ihre zugeteilten Aufgaben - diese sollen nach getaner Arbeit vom Service-Mitarbeiter dokumentiert werden. Die Bestellungen enthalten alle relevanten Informationen über Reparaturen und die Instandhaltung der Produkte, begleitet vom Serviceaufwand und zusätzlichen Informationen über die jeweiligen Serviceartikel. Diese Aufträge werden direkt in Dynamics NAV als Serviceaufträge gespeichert.

Der einzelne Serviceauftrag bringt alle Informationen mit, welche der Techniker benötigt um den Kundenauftrag hervorragend abschließen zu können.

Ein ganz alltägliches Szenario wäre beispielsweise, dass ein Kunde Sie über ein Problem informiert und einen Service-Auftrag einlasten möchte. Der Service-Mitarbeiter wird diese Anfrage einem entsprechenden Techniker zuweisen. Oft möchte der Kunde auch vor Unterzeichnung des Servicevertrages einen Kostenvoranschlag erhalten.

Der Techniker nimmt nun also den Auftrag an und notiert sich in der Karte des Serviceauftrags sämtliche Details, inklusive der Zeitabschätzung. Im dazugehörigen Arbeitsblatt können Ressourcen, Artikel oder Servicekosten eingetragen werden. Diese können jeweils mit entsprechender Menge und Beschreibung vervollständigt werden. Zuletzt kann der Techniker Datum und Arbeitsstunden eingeben, um die Dokumentation des Tasks zu finalisieren.

Übersichtliche Menüs wie hier für den Service-Techniker erleichtern das Navigieren.

Eines der Wichtigsten Themen jeder schnell agierenden Service-Abteilung ist eine übersichtliche Kundenverwaltung. In der jeweiligen Kundenkarte sind alle Details zu früheren Bestellungen, Angeboten und Verträgen vermerkt. So wird auf einen Blick sichtbar, welche Artikel der Kunde in der Vergangenheit bereits gekauft hat, und welche Wartungsverträge er abgeschlossen hat. Ganz leicht können ebenso Dokumente für weiterführende Informationen hochgeladen werden, wie die dafür benötigte Arbeitszeit oder ein Kostenvoranschlag-Dokument.

Im Servicearbeitsblatt sind alle bisher benötigten Produkte und Ressourcen aufgelistet. Der verantwortliche Techniker kann die Liste auch mit Zeitschätzungen komplettieren.

Der Serviceverwalter hat nun einen umfassenden Überblick über alle bereits geleisteten und noch ausstehenden Services. Die Aufgabenliste zeigt die Serviceartikel- Zeilen an, und besonders Reaktionsdatum und –zeit sowie den Reparaturstatus. Auch der Verlauf eines Auftrags kann eingesehen werden, so dass auftretende Probleme sofort sichtbar werden und behoben werden können. Beispielsweise durch weitere Mitarbeiter, die zu dem betroffenen Auftrag hinzugezogen werden.

Ressourcenzuordnungen zeigen an, welche Ressourcen den Serviceartikeln des Serviceauftrags bereits zugeordnet sind. Über den Lookup können zusätzliche Ressourcen ausgewählt werden. 

Die Zuordnung der Techniker wird dann in den Servicekalender eingetragen, so dass der Service Manager sieht, über welchen Zeitraum bestimmte Mitarbeiter bereits in Projekten verplant sind und welchen Status die laufenden Aufträge aktuell haben. Übrigens: Sie können auch die „Artikel im Wartungs-Fahrzeug“ einsehen. Die Artikel der jeweiligen Reparaturaufträge sind im Service-Fahrzeug gelagert.

Mit nur wenigen Klicks kann der Serviceverwalter die Ressourcen den Aufträgen zuordnen.