Die Kommunikation mit den Kunden ist für nahezu jedes Unternehmen einer der wichtigsten Bestandteile in der täglichen Arbeit. Die Integration der Unternehmens-Korrespondenz in die Warenwirtschaft erhöht nicht nur die Effizienz sondern ermöglicht zusätzlich eine einheitliche Kundenansprache und vermeidet Fehler.

Die LUDO FACT GmbH „Kreativität in Kartonagen“ wurde 1991 gegründet und ist der größte verlagsunabhängige Spielehersteller in Europa. Der Hauptsitz der Firmengruppe liegt im schwäbischen Jettingen, wo neben der LUDO FACT auch das Logistik-Unternehmen LUDO PACKT GmbH & Co.KG ansässig ist. Die Gesellschaft produziert vorrangig Gesellschaftsspiele und Puzzle, jedoch auch Kartonagen-Lösungen für andere Branchen. Die LUDO FACT arbeitet mit rund 150 Spiele-Verlagen weltweit zusammen und stellt jährlich zirka 10 Millionen Spiele und Puzzles her. Im März 2011 zählte die Firma rund 500 Mitarbeiter. 

Die Ausgangsposition zur Optimierung der Unternehmens-Korrespondenz sah wie folgt aus: Die LUDO FACT wickelte den Versand von kaufmännischen Dokumenten und Kundeninformationen hauptsächlich über Papier ab. Digitale Medien waren auch im Einsatz, jedoch fast nur in umständliche Handarbeit zugängig.

Die Lösung von der KUMAVISION ist der Einsatz der vollintegrierten E-Mail-Lösung für Microsoft Dynamics NAV. IT IS mail 2012 ermöglicht es jetzt, Dokumente aus der Warenwirtschaft auf direktem Wege via E-Mail zu versenden. Die Mitarbeiter können dabei wählen, ob Sie das jeweilige Dokument als PDF im Anhang mit vordefiniertem Anschreibe-Text oder als direktes E-Mail-Anschreiben versenden möchten. Im Moment versenden 10 Mitarbeiter der LUDO FACT GmbH mit IT IS mail 2012 Bestellungen, Newsletter und Mahnungen. Dabei können Sie alle dafür notwendigen Informationen des ERP-Systems nutzen.

Daraus ergibt sich eine Reihe von Vorteilen für die LUDO FACT:

• Große Zeitersparnis, da die E-Mails mit nur wenigen Klicks verarbeitet werden
• Vordefinierte Anschreiben und das Zusammenfügen von Empfänger und Anschreiben minimieren die Fehlerquellen
• Automatischer Versand der Unternehmens-Kommunikation, ohne die Stabilität und Geschwindigkeit des ERPs zu beeinträchtigen.
• Der LUDO FACT ist es möglich selbst Vorlagen für verschiedene Versand-Prozesse anzulegen

Dieses Projekt unterstützte die IT IS AG gemeinsam mit der KUMAVISION hinsichtlich:

• Lieferung, Installation und Einrichtung von IT IS mail 2012
• Erstellung von E-Mail Vorlagen für Newsletter und Bestellungen
• Schulung der kompletten Lösung

Nennungen in dieser Case Study (Bitte klicken Sie einfach auf den Firmennamen):

• LUDO FACT GMBH
• Kumavision Business-Lösungen für den Mittelstand
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